Ключ 6
Организационная культура
«В этом ключе ты познакомишься с делопроизводством в своей местной организации. Ты можешь спросить, зачем нужны все эти бумажки: протоколы, письма и положения? А я тебе с радостью отвечу, что эта важная часть общественной организации. Это помогает привести работу в Российском Союзе Молодежи к порядку и структурированности. Конечно, если ты «упустишь» этот ключ, то твоя деятельность вряд ли станет хуже, а команда не распадется на глазах. Но для плодотворной работы стоит организовывать работу с документами на должном уровне».

Вера
Важно, если ты решишь создать юридическое лицо своей местной организации РСМ: организации обязательно нужно вести документацию и сдавать отчеты.


Плюс ко всему: ведение документации – это способ оставить после себя след для будущих поколений твоей местной организации РСМ.
Содержание ключа
1
Документация
Перейти
2
Журнал учета членов РСМ
Перейти
3
Выборные руководящие и контрольно-ревизионные органы местной организации
Перейти
4
Отчетно-выборная конференция: как организовать
Перейти
5
Первичные группы членов РСМ и студенческие клубы РСМ
Перейти

1
Документация
Два важных документа для работы твоей организации:

Первый Устав Общероссийской общественной организации «Российский Союз Молодежи» : это как Конституция в Российской Федерации: можно найти цели организации, принципы деятельности, права и обязанности членов организации.

Второе положение о местных организациях РСМ. Оно поможет тебе понять, для чего, как и на каких основаниях создаются местные организации.
«Предлагаю разобраться, с какими документами ты можешь столкнуться в работе».

Вера
  • 1
    Официальные письма
    Это такие документы, которые ты направляешь от имени организации: информационное письмо, письма-вызовы для участников мероприятий, приглашения на мероприятия, характеристики для членов РСМ. Инструкцию, как правильно работать с письмами, ты можешь найти тут.

    Пример оформленного письма выглядит так.

    Ты можешь создать шаблон официального письма своей местной организации РСМ. Например, прикрепить в верхнем левом углу логотип, сделать водяное нанесение на задний оборот письма или написать наименование организации. Это поможет получателю сразу идентифицировать, от кого пришло письмо.

    Для структурирования писем создаются так называемые «Журналы учета входящей и исходящей корреспонденции». Ты можешь создать такой журнал в электронном виде. Вести его нужно только в том случае, если на имя или от имени местной организации РСМ отправляются официальные документы. Этот журнал поможет тебе легко найти нужный документ и информацию о нем в кипе бумаг, которые собираются за годы.
  • 2
    Распоряжения/постановления
    Это документы, которые фиксируют деятельность организации. Официальное закрепление идеи для последующей реализации (какого-то проекта, события или мероприятия) с распределением полномочий, сроками и ответственными. В этот документ входит дата, место проведения, ответственные и т.д. К такому документу обязательно создают приложения: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов, перечни мероприятий, списки участников, состав комиссий с указанием фамилий, инициалов, должностей, сметы и под.
    Инструкцию по созданию распоряжения и постановлений можно прочитать тут.
    Пример постановления отчетно-выборной конференции можно найти тут.

  • 3
    Положения
    Такой вид документов встречается чаще всего в деятельности нашей организаций: именно положения помогают участникам мероприятия понимать, что за событие будет проходить и какие критерии участия в нем. Шаблон положения можешь найти в этом документе, читай комментарии к каждому разделу (это твоя шпаргалка).
    Хорошим примером является положение корпоративного конкурса «Команда РСМ»


  • 4
    Протоколы заседаний
    Это документы, которые оформляются при заседании структур местной организации: в них отражаются суть и итоги заседания (например, протоколы конференции, общего собрания, Совета МО, контрольно-ревизионной комиссии МО и т.д.).
    Инструкция, как оформлять протокол, находится тут.

    Пример оформленного протокола можно найти тут.
    Данный пример основан на протоколе заседания Совета МО перед отчетно-выборной конференцией, но ты можешь менять пункты повестки в зависимости от тематики заседания. Подробнее об отчетно-выборной конференции можно найти ниже в этом ключе.
  • 5
    Типовые договоры
    Мы подготовили для тебя шаблоны для договоров с подрядчиками и различными организациями в зависимости от специфики услуг. Тебе они понадобятся для ведения финансово-хозяйственной деятельности, особенно если твоя местная организация РСМ зарегистрирована как юридическое лицо и открыла счет в банке.

2
Журнал учета членов РСМ
Все заявления, документы и согласия на обработку персональных данных, которые ты собираешь при вступлении, формируй в папку. Для каждого года можно создавать новую папку, структурировать ее по датам вступления или первичным группам членов РСМ.
Помимо печатного комплекта документов, стоит вести электронный журнал учета членов РСМ по определенной форме: тебе нужно будет сдавать его в региональную организацию РСМ. Это нужно, чтобы у организации были актуальные данные, сколько человек состоит в наших рядах.
«Я предлагаю тебе создать гугл- или яндекс-форму с вопросами из журнала учета и вопросами, которые интересуют твою команду для дальнейшей работы с новым человеком. После каждого вступления в РСМ ты можешь просить новых ребят заполнять данную форму. Тогда у тебя сформируется журнал учета сам собой: тебе просто нужно будет в конце года оформить это в таблицу».

Вера

3
Выборные руководящие
и контрольно-ревизионные органы местной организации
Давай разбираться, кто в доме хозяин: кто принимает решения по делам местной организации, за кем последнее слово и как организовать работы важных органов?

Высший орган местной организации Российского Союза Молодежи – орган, который принимает концептуальные и смысловые решения. Например, выборы председателя, учреждения или ликвидация организации.
Высшим органом местной организации может быть Общее собрание членов местной организации Российского Союза Молодежи.
Во время учредительной или отчетно-выборной конференции выбираются следующие органы:
  • Совет местной организации
    Постоянно действующий руководящий выборный орган МО (сокращенно ПДРО МО) – те люди, которые принимают важные решения МО и определяют основные направления деятельности МО.
  • Председатель
    Единоличный исполнительный орган – человек, который отвечает за исполнение всех принятых ПДРО МО решений и является лицом местной организации.
  • Ревизор
    Контрольно-ревизионная комиссия – человек (или комиссия), который следит за соответствие деятельности местной организации уставным нормам и иным регламентирующим документам.

«При выборе количества человек в выборном органе лучше ориентироваться на нечетное число. Это поможет в принятии сложных решений с помощью голосования прийти к мнению большинства».

Вера
Ознакомиться с более точными формулировками прав и обязанностей представителей местной организации можно в Уставе Общероссийской общественной организации «Российский Союз Молодежи» – раздел VIII данного документа.

4
Общее собрание членов РСМ, отчетно-выборная конференция: как организовать?
Общее собрание членов РСМ и отчетно-выборная конференция (Далее – ОВК) – новый виток жизни в каждой организации, поэтому к нему нужно особенно качественно подготовиться. В этом разделе разберем все по порядку и со всеми нюансами.

ОВК (или общее собрание членов РСМ), согласно Уставу Общероссийской общественной организации «Российский Союз Молодежи», должна проходить не реже одного раза в 4 года в местных организациях РСМ.
  • 1
    Провести собрание Совета о проведении ОВК
    На данном собрании важно:
    • Согласовать дату и место ОВК;
    • Согласовать количество делегатов: это представители, которые направляются на ОВК. Количество зависит от того, какая у тебя структура МО. Например, если в организации более 100 человек и имеются первичные группы РСМ, то от первичной группы РСМ выдвигаются делегаты согласно квоте. Например, по 3-5 человек от Первичный групп РСМ. Количество определяется Советом. Если в структуре МО нет первичных групп РСМ, тогда это общее собрание всех членов МО РСМ. Делегатами могут быть только члены РСМ. Важно: ОВК считается правомерной, если на ней присутствует более 50% делегатов, поэтому если у тебя проходит общее собрание, проследи, чтобы собралось не менее половины всех членов РСМ, состоящих на учете в местной организации. Это так называемый кворум для принятия решений.
    • Выдвинуть кандидатуры председателя МО на новый срок, причем это может быть и председатель прошлого срока. ОВК проходит и в этом случае тоже.
    С примером протокола данного собрания можно ознакомиться тут.
  • 2
    Сформировать повестку ОВК
    Условно это программа проведения конференции, то есть перечень вопросов, которые будут подниматься. Повестку можно формировать из запросов местной организации, и она может изменяться до момента, пока ее не утвердят голосованием на ОВК. Пример повестки можно найти тут.

  • 3
    Оповестить региональную организацию РСМ об ОВК
    Стоит сообщить руководителю региональной организации о проведении ОВК, пригласить его, сообщить о повестке ОВК. Сделать это можно с помощью официального письма.
  • 4
    Проконтролировать работу первичных группы РСМ
    Им нужно провести собрания и выбрать нужное количество делегатов на ОВК, направить протоколы собраний и список делегатов за 2 недели до ОВК. В случае общего собрания важно оповестить всех членов РСМ МО о предстоящей ОВК и составить список делегатов на основании получения оповещений о подтверждении участия.
  • 5
    Пригласить гостей
    Пригласи партнеров МО, руководителя региональной организации РСМ и почетных гостей из числа администрации, отделов администрации, с которыми МО плодотворно сотрудничает в проектно-программной деятельность, личностей, которые внесли вклад в организацию и иных партнеров. Если у твоей местной организации есть попечительский совет, обязательно пригласите и его состав.
  • 6
    Выдвинуть кандидатуры на награждения местными, региональными и федеральными наградами РСМ
  • 7
    Подготовить документы для вступающих в ряды РСМ
    Есть хорошая традиция – делать вступление в ряды РСМ на ОВК. Это отличная площадка, на которой новые члены РСМ могут увидеть организацию изнутри. О том, как проводить выступление и как к нему подготовиться, можно найти в ключе «Потенциальная работа с членами РСМ».
  • 8
    Подготовить кандидатов на пост председателя к ОВК
    Запроси резюме кандидатов, а также программу развития МО на ближайшие 4 года. Программа кандидата включается в себя: цель организации на данный срок, задачи по достижению этой цели, количественные и качественные показатели по истечении срока работы. По данной ссылке ты можешь найти пример презентации программы Ковалева Мирослава Дмитриевича — председателя Пятигорской городской общественной организации «Союз Молодежи Ставрополья».

    Если у вас функционирует попечительский совет, стоит организовать встречу кандидата и попечительского совета для обмена опытом.
  • 9
    Прошлому председателю и контрольно-ревизионной комиссии подготовить отчет о деятельности за прошедший срок полномочий
  • 10
    Составить список всех участников ОВК
    Включи делегатов, почетных гостей и других. В регистрационной форме вставить колонку с номерами членских билетов РСМ для сверки.
  • 11
    Подумай над творческим номером для ОВК
    Это очень официальное и протокольное мероприятие, но, может быть, исполнение патриотической или молодежной песни поможет твоему событию приобрести динамику.
  • 12
    Подготовь сценарий конференции
    Мы подготовили для тебя типовой вариант сценария отчетно-выборной конференции. В сценарии говорится о неких «Рабочих органах Конференции». Ниже ты узнаешь об этих понятиях подробнее.
  • 13
    Оформить и подписать протокол
    По итогам конференции нужно оформить и подписать протокол и все постановления с решениями, которые были приняты на ОВК. И передать их в региональную организацию РСМ.
Инструкции для составления отчета
Любые показатели приводите в сравнении за четыре последних года: это важно, чтобы показать положительную / отрицательную динамику или стагнацию.
Обязательные темы для освещения в отчете председателя местной организации:
1
Актуальный руководящий состав;
2
Членство в организации, первичные отделения;
3
Проекты РСМ, в которых приняли участие, в которых одержали победы;
4
Собственные проекты и сторонние проекты, в которых приняли участие;
5
Победы в грантовых конкурсах;
6
«Фишки» организации;
7
Партнеры организации (некоммерческие и коммерческие);
8
Работа с муниципальной и государственной властью;
9
Представительство актива РСМ в совещательных органах;
10
Точки роста (предложения по усовершенствованию работы).
Обязательные темы для освещения в отчете контрольно-ревизионной местной организации:
1
О выполнение или невыполнение уставной деятельность МО;
2
Об учете материально-технической составляющей МО;
3
О сохранности атрибутики и помещении МО.
Рабочие органы конференции
Мандат и пример протокола мандатной комиссии можно найти по гиперссылкам.

5
Первичные организации
и студенческие клубы
  • Команда
    Во-первых, открытие первичных организаций или студенческих клубов ((далее – первичная группа или ПГ) – это возможность увеличить свою команду местной организации.
  • Известность
    Во-вторых, это поможет сделать вашу местную организацию более популярной среди молодежи.
  • Качество
    В-третьих, это способствуют более качественной организации деятельности.
  • Стабильность
    В-четвертых, создание первичных групп позволяет укреплять работу региональных организаций и готовить новых профессионалов.
На базе любой образовательной организации всегда есть молодые люди, готовые проявить себя, свою активную жизненную позицию и формирующие вокруг себя сообщество. Будет хорошо, если эти люди будут приверженцами РСМ. Как привить им любовь к РСМ, сказано в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».
Если в каждой образовательной организации у тебя будут свои члены РСМ, которые разделяют ценности РСМ, которые желают работать на благо школы / колледжа, вокруг них будет формироваться подобное сообщество.
В этот момент важно открыть ПГ, чтобы сообщество постоянно функционировало, даже если первые РСМовцы выпустятся из образовательной организации.

Этот файл создали руководители региональных организаций на образовательном интенсиве. В нем ты можешь найти ответы на вопросы: Зачем региональной организации (в нашем случае местной организации) открывать первичную группу? Что должна делать первичная группа?
Руководитель МО РСМ:

Что может быть первичной группой?

Вера:
Школа, суз, суз или рабочее предприятие. Последний пункт самая редкая практика, поэтому если у тебя получится это организовать, то ты будешь королем среди председателей МО. Но в этом ключе я не буду разбирать, как открыть ПГ на рабочем предприятие.
Что же нужно сделать, чтобы создать первичную группу на базе образовательной организации?
  • 1
    Обучающие сами хотят открыть ПГ
    Обычно такие ученики приезжают «заряженные» после проектов и программ, на которых открыто транслируется деятельность РСМ: они находят там друзей и «зажигаются» духом сообщества. Поэтому важно после всех мероприятий фиксировать таких «звездочек» и поддерживать их по завершении мероприятия в их начинаниях.
  • 2
    Администрация образовательной организации / местная организация инициирует открытие
    В этом способе действительно нужно постараться, чтобы открытие первичной группы не было фиктивным и вступление в организацию было добровольным. При таком способе важно провести презентацию РСМ интересно и качественно. Предложение, как это можно сделать, ты найдешь в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».
В любом из способов важно соблюдать следующий алгоритм открытия первичной группы
  • 1
    Организовать встречу с администрацией образовательной организации
    В этом тебе может помочь администрация муниципалитета или отдел образования. Важно, чтобы на этой встрече присутствовали директор образовательной организации, заместитель по воспитательной работе, педагог-организатор. Если открытие первичной группы инициируют обучающиеся, то можно пригласить одного представителя.
  • 2
    Рассказать плюсы открытия
    На встрече презентовать РСМ, рассказать плюсы открытия первичной группы из документа, о котором мы говорили выше, показать типовое «Положение о первичной группе РСМ» , ответить на интересующие вопросы.
  • 3
    Провести презентацию РСМ
    Важно собрать обучающихся старше 14 лет. Об этом можно узнать в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».
  • 4
    Собрать заявления на вступление в организацию
  • 5
    Организовать вступление на базе ОО
    О вступлении ты найдешь информацию в ключе «Работа с потенциальными членами РСМ».
  • 6
    Провести учредительное собрание на базе ОО
    На котором присутствует не менее 3 членов РСМ, администрация ОО и представители МО. На данном собрании утверждается положение первичной группы, избираются председатель и совет первичной группы из числа обучающихся.
    Важно на этом и последующих собраниях первичной группы вести протокол собрания. Будет хорошо, если к этому моменты вы проведете работу с членами РСМ, выберите кандидата на пост председателя, который на собрании презентует программу деятельности первичной группы.
  • 7
    Помочь первичной группе сформировать план работы
    В него могут входить проекты и программы МО и РО, в которых члены первичной группы могут принять участие, проекты и программы РСМ, которые можно провести на базе образовательной организации.
  • 8
    Курировать деятельность первичной группы в дальнейшем
    Приезжать на мероприятие, собирать протоколы, награждать активных представителей РСМ, проводить отчетно-выборные конференции первичной группы, проверять журнал учета членов РСМ первичной группы.
Если у местной организации есть возможность обеспечь первичную группу флагом РСМ и минимальным комплектом атрибутики, которые они могли бы использовать на мероприятиях, обязательно сделайте это. Для более продуктивной работы первичной группы обязательно познакомь актив и председателя с методическим пособием «Студенческие клубы РСМ: инструкция по применению».
В Пятигорской общественной организации Российского Союза Молодежи создан рейтинг индивидуальных членов РСМ (презентация данного рейтинга), в местной организации в Шпаковской общественной организации РСМ – рейтинги первичных групп РСМ. Данные рейтинги были сформированы по формату работы рейтинга Общероссийской общественной организации «Российский Союз Молодежи», где каждой первичной организации и каждому индивидуальному члену начисляются баллы за выполнения определенных показателей. В совете организации можно распределить ответственность за ежемесячное заполнение данной таблицы, чтобы каждый человек отвечал за свои пункты в рейтинг. С примером рейтинга можно ознакомиться тут.

Победителям рейтинга можно выдавать ценные призы, которые будут полезные для первичной организации: мерч, колонки, стенды, ролл-апы и т.д.
Задай вопрос об организации работы МО РСМ